Khi nào nên đặt túi quà Tết là câu hỏi nên được xác định từ ngày doanh nghiệp thực sự cần túi, thay vì áp dụng một mốc thời gian cố định cho mọi đơn hàng. Một đơn túi đơn giản và một chương trình quà Tết cần phát triển kích thước, chọn vật liệu, hoàn thiện logo và qua nhiều vòng phê duyệt nội bộ sẽ có khối lượng chuẩn bị khác nhau. Cách phù hợp hơn là tính ngược:
Ngày cần nhận → Thời gian dự phòng → Sản xuất → Xác nhận → Thiết kế → Chốt cấu hình → Chuẩn bị brief.
Doanh nghiệp càng có nhiều yếu tố chưa chốt, việc bắt đầu sớm càng có giá trị.
-
Không nên bắt đầu bằng câu hỏi “cần đặt trước bao nhiêu ngày?”
Không có một số ngày cố định phù hợp cho mọi đơn túi đựng quà Tết.
Thời gian chuẩn bị có thể chịu ảnh hưởng bởi:
- số lượng;
- kích thước túi;
- PP spunbond hay canvas;
- cấu tạo túi;
- yêu cầu logo;
- mức độ hoàn thiện của file thiết kế;
- quy trình xác nhận;
- địa điểm và thời điểm cần nhận.
Do đó, thay vì hỏi một con số chung, doanh nghiệp nên cung cấp ngày cần nhận hàng thực tế cùng cấu hình dự kiến để đánh giá kế hoạch phù hợp.
Đặc biệt, không nên xem thời gian sản xuất là toàn bộ timeline. Trước khi sản xuất còn có những công việc cần hoàn thành.
-
Hãy bắt đầu từ ngày doanh nghiệp cần nhận túi
Đây là mốc quan trọng nhất để xây timeline.
Ngày cần nhận cũng không nhất thiết trùng với ngày doanh nghiệp bắt đầu tặng quà.
Trước khi phát quà, có thể còn các công việc như:
- nhận và kiểm tra túi;
- đưa bộ quà vào túi;
- phân chia theo phòng ban hoặc chi nhánh;
- vận chuyển đến địa điểm trao quà;
- chuẩn bị sự kiện cuối năm;
- bàn giao cho đội ngũ phụ trách.
Ví dụ, nếu chương trình tặng quà diễn ra vào ngày X, bộ phận mua hàng không nên mặc định túi có thể giao đúng ngày X.
Nên xác định ngày túi phải có mặt tại điểm đóng gói hoặc tập kết.
Từ ngày đó mới bắt đầu tính ngược.
-
Trước khi sản xuất còn phải chốt những gì?
Đây là phần dễ bị bỏ qua khi lập kế hoạch.
Trước khi một phương án túi được xác nhận, doanh nghiệp có thể cần chốt:
Bộ quà → Kích thước → Vật liệu → Cấu tạo → Màu túi → Logo → Thiết kế → Xác nhận.
Nếu hộp quà chưa chốt kích thước, túi cũng khó xác định kích thước phù hợp.
Nếu chưa quyết định giữa PP spunbond và canvas, cấu hình sản phẩm vẫn chưa hoàn thiện.
Nếu logo hoặc thông điệp Tết còn chờ duyệt, thiết kế chưa thể coi là đã khóa.
Do đó, “đã liên hệ đặt túi” và “đã đủ dữ liệu để triển khai” là hai trạng thái khác nhau.
Doanh nghiệp có thể xem: Sản Xuất Túi Đựng Quà Tết Theo Yêu Cầu Cho Doanh Nghiệp
-
Đơn hàng càng nhiều bước phê duyệt càng nên khởi động sớm
Với khách hàng doanh nghiệp, thời gian không chỉ nằm ở phía sản xuất.
Một phương án túi có thể cần được xem xét bởi:
- marketing;
- mua hàng;
- hành chính;
- ban lãnh đạo;
- bộ phận thương hiệu;
- agency hoặc đơn vị quà tặng.
Nếu mỗi thay đổi đều cần quay lại một vòng phê duyệt, timeline có thể kéo dài ngay cả khi sản phẩm không thay đổi nhiều.
Vì vậy, khi lập kế hoạch, nên tính cả thời gian ra quyết định nội bộ.
Doanh nghiệp có quy trình duyệt nhiều tầng càng nên chuẩn bị brief, logo và yêu cầu từ sớm.
-
Chưa chốt bộ quà có nên hỏi túi trước không?
Có thể trao đổi trước để định hướng, nhưng cần phân biệt giữa tham khảo phương án và chốt cấu hình sản xuất.
Nếu bộ quà chưa hoàn thiện, doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước:
- số lượng dự kiến;
- nhóm người nhận;
- loại hộp dự kiến;
- kích thước sơ bộ;
- trọng lượng dự kiến;
- định hướng PP spunbond hoặc canvas;
- yêu cầu nhận diện;
- thời hạn cần nhận.
Khi kích thước hộp được xác nhận, nên cập nhật lại dữ liệu trước khi chốt túi.
Nếu đã có hộp quà, có thể tham khảo cách đo hộp quà để đặt túi
-
Khi nào doanh nghiệp càng không nên chờ sát thời điểm sử dụng?
Một số tình huống có nhiều biến số hơn và cần được đưa vào kế hoạch sớm.
Chẳng hạn:
- số lượng lớn;
- có nhiều kích thước túi;
- nhiều phiên bản logo hoặc thiết kế;
- cần phân chia cho nhiều địa điểm;
- chưa chốt kích thước bộ quà;
- cần lựa chọn giữa nhiều vật liệu;
- quy trình duyệt nội bộ nhiều bước;
- cần phối hợp với agency hoặc công ty quà tặng;
- thời hạn nhận hàng ít linh hoạt.
Điểm chung của những trường hợp này là nhiều yếu tố phụ thuộc lẫn nhau.
Chỉ cần một bước bị chậm, các bước sau cũng có thể phải điều chỉnh.
-
Vì sao cần có khoảng dự phòng?
Một kế hoạch chỉ hoạt động khi mọi bước diễn ra đúng như dự kiến sẽ có ít khả năng xử lý thay đổi.
Khoảng dự phòng có thể hữu ích khi:
- nội dung trên túi cần chỉnh;
- logo gửi nhầm phiên bản;
- kích thước hộp quà thay đổi;
- số lượng cần cập nhật;
- bộ phận thương hiệu yêu cầu điều chỉnh;
- kế hoạch giao quà thay đổi.
Khoảng dự phòng không có một giá trị cố định cho tất cả đơn hàng.
Nó nên được cân nhắc theo mức độ phức tạp, số bên tham gia và mức độ cố định của deadline.
-
Cách tính ngược thời điểm đặt túi theo 7 bước
Doanh nghiệp có thể sử dụng một timeline đơn giản.
Bước 1: Chốt ngày cần nhận
Xác định ngày túi phải có mặt tại nơi đóng gói, kho, văn phòng hoặc điểm tập kết.
Bước 2: Dành thời gian cho kiểm tra và phân phối
Tính các công việc diễn ra sau khi nhận túi nhưng trước khi trao quà.
Bước 3: Xác định thời gian cần cho sản xuất và giao nhận
Phần này cần được xác nhận theo cấu hình và đơn hàng thực tế, không nên tự áp dụng một con số chung.
Bước 4: Dành thời gian cho xác nhận
Xác định ai là người duyệt cuối và có bao nhiêu bên tham gia.
Bước 5: Chuẩn bị thiết kế và logo
Nên có đúng file logo, phiên bản nhận diện, nội dung cần xuất hiện và màu sắc liên quan.
Có thể xem cách chuẩn bị file logo khi đặt túi quà Tết tại /file-logo-in-tui/.
Bước 6: Chốt cấu hình túi
Bao gồm kích thước, vật liệu, form, hông/đáy, quai, màu và các yêu cầu liên quan.
Bước 7: Hoàn thiện brief
Tập hợp tất cả thông tin thành một brief thống nhất để giảm việc bổ sung dữ liệu rời rạc trong quá trình triển khai.
-
Checklist trước khi xác định timeline
Trước khi hỏi về thời gian triển khai, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
| Thông tin | Cần xác định |
| Ngày cần nhận | Túi phải có mặt khi nào? |
| Số lượng | Nhu cầu dự kiến bao nhiêu? |
| Bộ quà | Đã chốt hay còn thay đổi? |
| Kích thước | Hộp/túi đã có số đo chưa? |
| Trọng lượng | Bộ quà nặng khoảng bao nhiêu? |
| Chất liệu | PP spunbond hay canvas? |
| Cấu tạo | Form, hông/đáy, quai cần gì? |
| Logo | Đã có đúng file chưa? |
| Thiết kế | Đã có hay cần phát triển? |
| Phê duyệt | Ai là người xác nhận cuối? |
| Giao nhận | Nhận ở đâu và có phân phối tiếp không? |
Càng nhiều mục còn bỏ trống, timeline càng cần tính đến khả năng phát sinh bước chuẩn bị.
-
Những lỗi thường gặp khi lên kế hoạch đặt túi Tết
Các lỗi thường gặp gồm:
- chỉ tính thời gian sản xuất;
- lấy ngày tặng quà làm ngày nhận túi;
- chờ chốt mọi thứ mới bắt đầu trao đổi;
- chưa chốt kích thước hộp nhưng đã khóa kích thước túi;
- không tính thời gian duyệt nội bộ;
- gửi logo muộn;
- thay đổi thiết kế sau khi đã xác nhận;
- không dành thời gian kiểm tra và đóng bộ quà;
- áp dụng timeline của đơn hàng khác cho đơn hiện tại;
- không thông báo deadline ngay từ đầu.
Một timeline tốt không chỉ nhằm “đặt sớm”, mà nhằm giúp đúng thông tin được chốt đúng thời điểm.
Câu Hỏi Thường Gặp
Nên đặt túi quà Tết trước bao nhiêu ngày?
Không có một số ngày cố định cho mọi đơn hàng. Thời gian cần được xác định theo số lượng, cấu hình, vật liệu, thiết kế, quy trình xác nhận và ngày cần nhận thực tế.
Có nên đặt túi khi hộp quà chưa hoàn thiện?
Có thể trao đổi và định hướng trước. Tuy nhiên, trước khi chốt kích thước túi cần có dữ liệu đủ tin cậy về kích thước, hình thức và trọng lượng bộ quà.
Đặt túi số lượng lớn có nên chuẩn bị sớm hơn?
Nên đưa việc chuẩn bị vào kế hoạch sớm vì số lượng lớn thường làm yêu cầu về phối hợp, kiểm tra, đóng gói và giao nhận cần được xác định rõ hơn.
Ngày cần nhận khác ngày tặng quà như thế nào?
Ngày cần nhận là thời điểm túi phải có mặt để doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra, đóng quà, phân phối hoặc chuẩn bị sự kiện. Vì vậy, ngày này có thể sớm hơn ngày trao quà.
Chưa có thiết kế túi thì có thể bắt đầu không?
Có. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ bộ quà, kích thước, vật liệu, màu sắc, logo và yêu cầu nhận diện để phát triển phương án.
Cần cung cấp gì để xác định kế hoạch đặt túi?
Nên có tối thiểu số lượng, kích thước bộ quà/túi, trọng lượng dự kiến, chất liệu, yêu cầu logo và ngày cần nhận.
Đừng Chọn Một “Ngày Đặt Chuẩn” – Hãy Tính Ngược Từ Deadline
Câu trả lời phù hợp cho khi nào nên đặt túi quà Tết không phải một ngày cố định trên lịch.
Doanh nghiệp nên tính theo chuỗi:
Ngày cần nhận → Dự phòng → Giao nhận → Sản xuất → Xác nhận → Thiết kế → Chốt cấu hình → Brief.
Nếu số lượng lớn, nhiều bên phê duyệt, bộ quà chưa hoàn thiện hoặc deadline ít linh hoạt, việc khởi động sớm giúp doanh nghiệp có thêm không gian xử lý các bước trước sản xuất.
Để trao đổi kế hoạch với GREPACO, doanh nghiệp có thể gửi số lượng + kích thước hộp/bộ quà + trọng lượng dự kiến + chất liệu mong muốn + yêu cầu in logo + địa điểm nhận + ngày cần nhận.
CÔNG TY TNHH GREPACO
Hotline: 0988 826 623 – 0977 319 029
Email: tuivaigrepaco@gmail.com
Website: www.GrepacoBags.com
