Quy Trình Đặt Túi Đựng Quà Tết Giữa Doanh Nghiệp Và Xưởng

Quy trình đặt túi đựng quà Tết là bước quan trọng khi doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng cho khách hàng, đối tác và nhân viên. Một quy trình rõ ràng giúp các bên thống nhất yêu cầu và hạn chế sai sót khi sản xuất.

Tuy nhiên, đặt túi quà Tết không chỉ là chọn mẫu và gửi logo. Doanh nghiệp còn cần xác định kích thước, chất liệu, số lượng và thời điểm giao hàng.

Ngoài ra, nhiều bộ phận có thể cùng tham gia đặt hàng. Vì vậy, việc phân chia trách nhiệm ngay từ đầu sẽ giúp quá trình phối hợp thuận lợi hơn.

Bài viết dưới đây hướng dẫn 8 bước đặt túi đựng quà Tết giữa doanh nghiệp và xưởng, từ chuẩn bị yêu cầu đến kiểm tra thành phẩm.

1. Bước 1: Xác định nhu cầu trước khi đặt túi quà Tết

Trước khi liên hệ xưởng, doanh nghiệp cần xác định mục đích sử dụng túi.

Chẳng hạn, túi dành cho khách hàng có thể có yêu cầu thiết kế khác với túi dành cho nhân viên. Vì vậy, bộ phận phụ trách nên thống nhất nhu cầu ngay từ đầu.

Những thông tin cần chuẩn bị gồm:

• Đối tượng nhận quà: Khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

• Bộ quà: Kích thước và trọng lượng hoàn chỉnh.

• Chất liệu: Túi PP không dệt hoặc túi canvas.

• Thiết kế: Màu sắc, logo và thông điệp in.

• Số lượng: Nhu cầu dự kiến theo từng mẫu.

• Thời gian: Ngày cần nhận hàng.

Nếu chưa chọn được chất liệu, doanh nghiệp có thể mô tả bộ quà và cách sử dụng. Sau đó, đơn vị cung cấp sẽ có cơ sở trao đổi phương án phù hợp.

Xem thêm: Túi Quà Tết Doanh Nghiệp In Logo Theo Yêu Cầu

2. Bước 2: Gửi brief đặt túi đựng quà Tết cho xưởng

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần gửi thông tin cho đơn vị cung cấp.

Thông tin này thường được tổng hợp thành một bản brief. Trong đó, doanh nghiệp mô tả yêu cầu sản phẩm và các điều kiện liên quan.

Một bản brief nên có kích thước bộ quà, chất liệu dự kiến, màu túi, kiểu quai và vị trí logo.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên gửi file logo chính thức nếu cần in thương hiệu.

Với đơn hàng gồm nhiều mẫu, hãy ghi rõ từng phiên bản. Điều này giúp tránh nhầm lẫn khi tư vấn và báo giá.

Đặc biệt, nên chỉ định một đầu mối trao đổi chính. Nhờ vậy, các bộ phận sẽ hạn chế gửi những yêu cầu khác nhau.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách lập brief túi quà Tết để chuẩn bị thông tin đầy đủ hơn.

3. Bước 3: Lựa chọn chất liệu và cấu tạo túi

Trong quy trình đặt túi đựng quà Tết, lựa chọn chất liệu là bước cần xem xét kỹ.

Hai phương án thường được doanh nghiệp cân nhắc là túi PP spunbond không dệt và túi canvas.

Xem thêm: Sản Xuất Túi Đựng Quà Tết Theo Yêu Cầu Cho Doanh Nghiệp

Túi PP không dệt

Túi PP spunbond sử dụng vật liệu có cấu trúc sợi không dệt.

Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét định lượng GSM, kích thước, cấu tạo quai và hông đáy.

Ngoài ra, phương án in logo cũng cần phù hợp với bề mặt vật liệu.

Túi canvas hoặc vải bố

Túi canvas sử dụng vật liệu dệt với bề mặt có thớ vải đặc trưng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý định lượng, đường may, quai và cách thể hiện logo.

Tuy nhiên, không nên đánh giá độ bền túi chỉ bằng GSM hoặc oz. Khả năng sử dụng còn phụ thuộc vào cấu tạo và đặc điểm bộ quà.

Do đó, hãy đối chiếu phương án chất liệu với nhu cầu thực tế trước khi xác nhận.

4. Bước 4: Nhận và so sánh báo giá túi quà Tết

Sau khi thống nhất cấu hình ban đầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá.

Tuy nhiên, không nên chỉ so sánh đơn giá. Hai mẫu túi có hình thức tương tự vẫn có thể khác nhau về chất liệu và cấu tạo.

Để so sánh chính xác, doanh nghiệp cần đối chiếu những thông tin sau:

Ngoài ra, doanh nghiệp nên làm rõ những hạng mục đã bao gồm trong báo giá.

Nhờ đó, bộ phận mua hàng có thể đánh giá các phương án trên cùng cơ sở.

Nếu cần chuẩn bị hồ sơ trước khi liên hệ xưởng, hãy xem bài chuẩn bị yêu cầu báo giá túi quà Tết.

5. Bước 5: Kiểm tra thiết kế và duyệt mẫu túi

Duyệt mẫu là bước quan trọng trước khi xác nhận sản xuất.

Trước hết, doanh nghiệp cần đối chiếu thiết kế với những thông số đã thống nhất.

Các nội dung nên kiểm tra gồm:

• Kích thước và hình dáng túi.

• Màu nền và chất liệu.

• Cấu tạo quai, hông và đáy.

• Vị trí và tỷ lệ logo.

• Màu sắc và chi tiết in.

• Những yêu cầu hoàn thiện khác nếu có.

Nếu túi sử dụng bộ nhận diện thương hiệu, bộ phận Marketing nên tham gia kiểm tra.

Bên cạnh đó, mọi điều chỉnh cần được ghi nhận theo phiên bản. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa thiết kế cũ và thiết kế mới.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên xác nhận rõ mẫu được chọn làm cơ sở sản xuất.

Đọc thêm quy trình duyệt mẫu túi đựng quà Tết để hiểu các bước kiểm tra chi tiết.

6. Bước 6: Xác nhận đơn hàng và thông số sản xuất

Sau khi duyệt mẫu, hai bên cần xác nhận thông tin đặt hàng.

Đây là bước giúp bảo đảm doanh nghiệp và xưởng đang sử dụng cùng một bộ thông số.

Những nội dung cần xác nhận gồm:

• Mẫu túi và chất liệu đã chọn.

• Kích thước, quai, hông và đáy.

• File thiết kế được duyệt.

• Số lượng theo từng mẫu.

• Yêu cầu đóng gói.

• Địa điểm và thời điểm giao nhận.

• Điều kiện thương mại đã thống nhất.

Nếu đơn hàng có nhiều phiên bản, nên lập danh sách riêng cho từng mẫu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định người có thẩm quyền duyệt thay đổi.

Nhờ vậy, các yêu cầu điều chỉnh sẽ được kiểm soát rõ ràng hơn.

7. Bước 7: Sản xuất túi quà Tết theo mẫu đã duyệt

Khi hoàn tất các điều kiện cần thiết, đơn vị cung cấp triển khai sản xuất theo cấu hình đã xác nhận.

Tùy chất liệu, quá trình thực hiện có thể gồm chuẩn bị vật liệu, tạo hình túi, hoàn thiện quai và in logo.

Tuy nhiên, mỗi mẫu túi có yêu cầu kỹ thuật khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định mọi đơn hàng có cùng tiến độ.

Trong giai đoạn này, hai bên cần duy trì đầu mối trao đổi.

Nếu xuất hiện yêu cầu thay đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra ảnh hưởng trước khi xác nhận.

Đặc biệt, không nên tự điều chỉnh những chi tiết đã duyệt mà chưa có sự thống nhất giữa các bên.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về sản xuất túi đựng quà Tết theo yêu cầu.

8. Bước 8: Kiểm tra thành phẩm và giao nhận túi

Bước cuối của quy trình đặt túi đựng quà Tết là kiểm tra thành phẩm và tổ chức giao nhận.

Trước hết, sản phẩm cần được đối chiếu với mẫu và thông số đã xác nhận.

Những chi tiết cần chú ý gồm:

• Tình trạng bề mặt túi.

• Màu sắc và chất liệu.

• Hình thức logo.

• Quai, đường may hoặc chi tiết liên kết.

• Kích thước và cấu tạo túi.

Sau đó, túi cần được phân loại và đóng gói phù hợp.

Nếu doanh nghiệp nhận hàng tại nhiều chi nhánh, nên thống nhất cách ghi nhãn và phân chia kiện.

Khi hàng đến nơi, bộ phận phụ trách cần đối chiếu số kiện và danh sách giao hàng.

Nếu phát hiện sai lệch, hãy ghi nhận bằng hình ảnh và trao đổi với đơn vị cung cấp.

Tham khảo thêm bài đóng gói và vận chuyển túi quà Tết số lượng lớn để chuẩn bị kế hoạch giao nhận.

9. Trách nhiệm của doanh nghiệp và xưởng khi đặt túi

Để quy trình đặt túi đựng quà Tết diễn ra rõ ràng, mỗi bên cần hiểu trách nhiệm phối hợp.

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung công việc ở từng giai đoạn.

Tuy nhiên, bảng này chỉ là khung tham khảo. Trách nhiệm cụ thể cần dựa trên điều kiện đã thống nhất cho từng đơn hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên duy trì một đầu mối điều phối chính. Điều này giúp hạn chế thông tin bị phân tán giữa nhiều bộ phận.

10. Câu hỏi thường gặp về quy trình đặt túi đựng quà Tết

Đặt túi đựng quà Tết tại xưởng cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị kích thước bộ quà, chất liệu mong muốn, số lượng, file logo, thời điểm cần hàng và địa điểm giao nhận.

Có cần duyệt mẫu túi trước khi sản xuất không?

Nên xác nhận thiết kế và những thông số quan trọng trước khi sản xuất. Hình thức duyệt mẫu cần được hai bên thống nhất.

Có thể thay đổi logo sau khi xác nhận đơn hàng không?

Khả năng thay đổi phụ thuộc vào giai đoạn thực hiện và điều kiện đơn hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên trao đổi ngay khi có yêu cầu điều chỉnh.

Doanh nghiệp nên làm việc với bao nhiêu đầu mối?

Nên có một đầu mối điều phối chính. Đồng thời, cần xác định rõ người có thẩm quyền duyệt thiết kế và xác nhận đơn hàng.

Nếu túi giao không đúng mẫu đã duyệt thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp nên đối chiếu mẫu và thông số đã xác nhận. Sau đó, ghi nhận sai lệch bằng hình ảnh và trao đổi với đơn vị cung cấp.

11. Liên hệ tư vấn quy trình đặt túi đựng quà Tết

Quy trình đặt túi đựng quà Tết sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu.

Nếu đang cần túi PP không dệt hoặc túi canvas in logo, doanh nghiệp có thể liên hệ GREPACO để trao đổi phương án phù hợp.

Hãy gửi kích thước bộ quà, số lượng dự kiến, file logo và thời điểm cần hàng để được tư vấn.

CÔNG TY TNHH GREPACO

Hotline: 0988 826 623 – 0977 319 029
Email: tuivaigrepaco@gmail.com
Website: www.GrepacoBags.com

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Độ Bền Quai Túi Đựng Quà Tết
• In Logo Một Màu Hay Nhiều Màu Trên Túi Đựng Quà Tết?
• Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Túi Đựng Quà Tết
• Đóng Gói Và Vận Chuyển Túi Quà Tết Số Lượng Lớn