Khi đặt túi quà Tết số lượng lớn, một chi tiết chưa được xác nhận rõ có thể ảnh hưởng đến nhiều sản phẩm cùng lúc. Sai kích thước, dùng nhầm logo hoặc thay đổi cấu hình muộn không còn là vấn đề của một chiếc túi thử mà có thể tác động đến toàn bộ kế hoạch quà Tết. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm soát đơn hàng theo chuỗi:
Bộ quà → Kích thước → Trọng lượng → Vật liệu → Cấu tạo → Logo → Số lượng → Xác nhận → Sản xuất → Giao nhận.
Dưới đây là những lỗi khi đặt túi quà Tết số lượng lớn đáng chú ý trước khi triển khai.
-
Chốt kích thước túi khi bộ quà chưa ổn định
Đây là lỗi có thể xuất hiện khi bộ phận phụ trách túi đựng quà Tết và bộ phận chuẩn bị quà làm việc song song nhưng dữ liệu chưa được đồng bộ.
Ví dụ, doanh nghiệp chốt túi dựa trên kích thước hộp dự kiến, sau đó hộp quà thay đổi về chiều ngang, chiều cao hoặc chiều dày.
Khi đó, form túi đã chọn trước có thể không còn phù hợp.
Trước khi khóa kích thước túi, nên xác nhận:
- kích thước thực tế của hộp/bộ quà;
- hướng đặt hộp vào túi;
- chiều dày của bộ quà;
- trọng lượng dự kiến;
- có thêm vật phẩm ngoài hộp hay không.
Nếu đã có hộp mẫu, nên đo trực tiếp. Có thể tham khảo cách đo hộp quà để đặt túi
-
Chỉ quan tâm chiều ngang và chiều cao, bỏ qua chiều dày
Một hộp quà có chiều ngang và chiều cao phù hợp chưa có nghĩa sẽ đặt vừa túi.
Chiều dày của hộp liên quan trực tiếp đến cách xác định hông, đáy và form túi.
Với những bộ quà có hộp dày hoặc nhiều sản phẩm, bỏ qua yếu tố này có thể khiến túi không ôm bộ quà như dự kiến.
Do đó, dữ liệu cơ bản không nên chỉ là:
Ngang × Cao
mà cần xem đầy đủ:
Ngang × Cao × Dày + Trọng lượng + Hướng đặt.
Nội dung chuyên sâu về phần này có tại: Hông Và Đáy Túi Đựng Quà Tết Nên Chọn Thế Nào?
-
Chọn vật liệu trước khi hiểu nhu cầu của chương trình
PP spunbond và canvas không phải hai tên gọi khác nhau của cùng một vật liệu.
PP spunbond không dệt thường phù hợp khi doanh nghiệp cần triển khai số lượng lớn, túi nhẹ, dễ thể hiện nhận diện và cần cân đối bài toán ngân sách.
Canvas/vải bố là vải dệt, tạo cảm nhận khác về bề mặt, độ chắc tay và khả năng tiếp tục được sử dụng sau dịp Tết.
Lỗi ở đây là chọn vật liệu chỉ vì một mẫu tham khảo đẹp mà chưa xem:
- đối tượng nhận;
- bộ quà;
- số lượng;
- hình ảnh thương hiệu;
- mục đích sử dụng;
- cấu hình túi cần thiết.
Nếu còn phân vân, xem Nên Chọn Túi Không Dệt Hay Canvas Cho Quà Tết Doanh Nghiệp? trước khi khóa vật liệu.
-
Không cung cấp trọng lượng dự kiến của bộ quà
Kích thước cho biết bộ quà chiếm bao nhiêu không gian. Trọng lượng bổ sung thông tin quan trọng về cách chiếc túi sẽ được sử dụng.
Không nên suy ra khả năng mang tải chỉ từ GSM của PP spunbond hoặc số oz của canvas.
Cần xem tổng thể:
Vật liệu + Định lượng + Kích thước + Cấu tạo + Hông/đáy + Quai + Bộ quà thực tế.
Vì vậy, khi gửi brief cho đơn hàng lớn, doanh nghiệp nên cung cấp trọng lượng dự kiến thay vì chỉ gửi kích thước hộp.
-
Gửi nhiều phiên bản logo nhưng không xác định bản cuối
Doanh nghiệp có thể đang lưu nhiều file như:
- logo cũ và logo mới;
- logo ngang và logo đứng;
- logo có/không tagline;
- phiên bản nền sáng/nền tối;
- các file được nhiều phòng ban lưu riêng.
Nếu không chỉ rõ phiên bản nào được phép sử dụng, nguy cơ nhầm nhận diện sẽ tăng.
Trước khi xác nhận, nên có một phiên bản logo cuối cùng được phê duyệt và người phụ trách có thẩm quyền xác nhận.
Nếu cần chuẩn hóa dữ liệu trước khi gửi, xem: Cách Chuẩn Bị File Logo In Túi Quà Tết Doanh Nghiệp
-
Thay đổi thiết kế hoặc cấu hình quá muộn
Một thay đổi tưởng nhỏ có thể kéo theo các bước khác.
Ví dụ:
đổi hộp quà → xem lại kích thước túi → xem lại hông/đáy → xem lại vị trí logo → cập nhật mockup → xác nhận lại.
Tương tự, đổi màu túi có thể khiến phiên bản màu logo cần được đánh giá lại.
Vì vậy, với đơn hàng số lượng lớn, nên xác định rõ thời điểm khóa dữ liệu trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Nếu bắt buộc phải thay đổi, cần đánh giá lại những hạng mục liên quan thay vì chỉ sửa riêng chi tiết vừa thay đổi.
-
Không có một brief thống nhất giữa các bên
Marketing có thể giữ file logo. Mua hàng có số lượng. Hành chính có danh sách điểm nhận. Agency có thiết kế. Bộ phận quà tặng lại có kích thước hộp.
Nếu mỗi bên gửi thông tin riêng mà không có một brief chung, rất dễ xuất hiện nhiều phiên bản dữ liệu.
Brief nên tập hợp tối thiểu:
| Hạng mục | Thông tin cần chốt |
| Số lượng | Tổng nhu cầu và cách phân bổ nếu có |
| Bộ quà | Kích thước, trọng lượng, hướng đặt |
| Vật liệu | PP spunbond hoặc canvas |
| Cấu tạo | Form, hông/đáy, quai |
| Màu túi | Phương án đã xác nhận |
| Logo | File và phiên bản cuối |
| Nội dung | Thông điệp/tagline nếu có |
| Giao nhận | Địa điểm, ngày cần nhận |
| Người duyệt | Đầu mối xác nhận cuối |
-
Chỉ tính số lượng tổng mà chưa tính cách phân bổ
Đối với chương trình quà Tết triển khai ở nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc điểm giao, tổng số lượng chưa phải toàn bộ bài toán.
Doanh nghiệp nên xác định thêm:
- giao một điểm hay nhiều điểm;
- số lượng theo từng điểm;
- ai nhận hàng;
- túi có nhiều phiên bản hay không;
- có cần phân loại trước khi giao hay không;
- thời điểm các điểm cần nhận.
Điều này giúp kế hoạch giao nhận được xem xét ngay từ đầu thay vì xử lý sau khi sản phẩm đã hoàn thiện.
Không nên mặc định một đơn số lượng lớn luôn được giao theo cùng một phương án.
-
Chỉ nhìn mockup phóng lớn mà không xem tổng thể túi
Trên màn hình, logo có thể được phóng rất lớn nên trông rõ và đẹp. Nhưng trên túi thực tế, tỷ lệ giữa logo, quai, mặt túi và khoảng trống mới quyết định cảm nhận cuối cùng.
Trước khi xác nhận, nên xem mockup ở tỷ lệ toàn chiếc túi và kiểm tra:
- form túi;
- vị trí logo;
- tỷ lệ logo;
- màu nền;
- khoảng trống;
- quai;
- hộp quà đi kèm.
Không nên chỉ zoom vào logo rồi bỏ qua tổng thể.
Xem thêm: Kích Thước Logo Trên Túi Quà Tết Nên Chọn Thế Nào? nếu cần kiểm tra riêng phần tỷ lệ nhận diện.
-
Không tính ngược từ ngày cần nhận
Một lỗi khác là chỉ hỏi “sản xuất mất bao lâu?” nhưng chưa xác định chính xác khi nào túi phải có mặt tại điểm tập kết.
Timeline thực tế còn có thể bao gồm:
Brief → Chốt cấu hình → Thiết kế → Xác nhận → Sản xuất → Kiểm tra → Giao nhận → Đóng bộ quà.
Với chương trình lớn, còn có thể có bước phân phối đến nhiều điểm.
Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày cần nhận và có khoảng dự phòng phù hợp với mức độ phức tạp của chương trình.
Xem chi tiết tại: Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Đặt Túi Đựng Quà Tết?
-
Xác nhận bằng thông tin rời rạc thay vì một phiên bản cuối
Khi đơn hàng có nhiều người tham gia, thay đổi có thể nằm rải rác trong email, tin nhắn hoặc nhiều file khác nhau.
Điều này dễ dẫn đến câu hỏi:
Phiên bản nào mới là phiên bản cuối?
Trước khi chuyển sang bước triển khai tiếp theo, nên gom các thông tin quan trọng về một bản xác nhận thống nhất:
Số lượng → Kích thước → Vật liệu → Cấu tạo → Màu → Logo → Nội dung → Giao nhận.
Nếu có thay đổi sau đó, cần cập nhật phiên bản mới và xác định lại những nội dung bị ảnh hưởng.
Câu Hỏi Thường Gặp
Đặt túi quà Tết số lượng lớn cần chuẩn bị gì trước?
Nên chuẩn bị số lượng, kích thước và trọng lượng bộ quà, vật liệu, cấu tạo túi, màu sắc, file logo, nội dung cần thể hiện, địa điểm và ngày cần nhận.
Vì sao phải cung cấp trọng lượng bộ quà?
Trọng lượng là một phần dữ liệu cần thiết để xem xét vật liệu, cấu tạo, quai và cách sử dụng túi. Không nên đánh giá chỉ dựa vào kích thước hộp.
Có nên chốt túi khi hộp quà chưa chốt?
Có thể trao đổi phương án trước, nhưng không nên khóa kích thước túi dựa trên dữ liệu hộp còn có khả năng thay đổi.
Đơn hàng lớn có cần một người duyệt cuối không?
Việc xác định đầu mối hoặc cơ chế xác nhận cuối giúp hạn chế tình trạng nhiều phiên bản thông tin từ các bộ phận khác nhau.
Thay đổi logo sau khi đã xác nhận có ảnh hưởng gì?
Cần kiểm tra lại bố cục, tỷ lệ, màu sắc và những hạng mục liên quan. Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào thời điểm và cấu hình thực tế.
Có nên hỏi timeline ngay từ đầu?
Có. Nên cung cấp ngày cần nhận ngay trong brief để các bước chuẩn bị, xác nhận, triển khai và giao nhận được xem xét cùng nhau.
Đơn Hàng Càng Lớn, Dữ Liệu Trước Khi Xác Nhận Càng Cần Rõ
Khi đặt túi quà Tết số lượng lớn, mục tiêu không chỉ là chọn được một mẫu túi đẹp. Doanh nghiệp cần hạn chế việc một sai lệch nhỏ được lặp lại trên toàn bộ đơn hàng.
Trước khi xác nhận, hãy kiểm tra chuỗi:
Bộ quà → Kích thước → Trọng lượng → Vật liệu → Cấu tạo → Logo → Số lượng → Deadline → Giao nhận → Người xác nhận.
Một brief thống nhất và quy trình xác nhận rõ ràng giúp marketing, mua hàng, agency và các bộ phận liên quan làm việc trên cùng một bộ dữ liệu.
Để trao đổi phương án với GREPACO, doanh nghiệp có thể gửi số lượng + kích thước hộp/bộ quà + trọng lượng dự kiến + chất liệu mong muốn + cấu tạo + file logo + địa điểm giao + ngày cần nhận.
CÔNG TY TNHH GREPACO
Hotline: 0988 826 623 – 0977 319 029
Email: tuivaigrepaco@gmail.com
Website: www.GrepacoBags.com
