Khi Agency triển khai túi quà Tết cho khách hàng, thông tin thường phải đi qua nhiều bên: khách hàng → Agency → đơn vị sản xuất. Chỉ một thay đổi về kích thước hộp, logo, số lượng hay điểm giao cũng có thể ảnh hưởng đến cấu hình túi đã trao đổi trước đó. Vì vậy, trước khi Agency đặt túi quà Tết, nên chuẩn hóa brief theo một chuỗi rõ ràng:
Khách hàng → Bộ quà → Số lượng → Kích thước & trọng lượng → Vật liệu → Cấu tạo → Logo → Phê duyệt → Giao nhận.
Mục tiêu là tạo một nguồn thông tin thống nhất để các bên cùng làm việc.
-
Xác định chính xác bộ quà mà khách hàng sẽ sử dụng
Khi đặt túi đựng quà Tết, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “khách muốn túi kích thước bao nhiêu?” nếu bộ quà vẫn chưa được chốt.
Agency nên xác nhận:
- bộ quà gồm những gì;
- có hộp quà chung hay không;
- cách sản phẩm được sắp xếp;
- kích thước bộ quà hoàn chỉnh;
- trọng lượng dự kiến.
Nếu sử dụng hộp quà, nên lấy Ngang × Cao × Dày của hộp hoàn chỉnh làm dữ liệu đầu vào.
Khi kích thước hộp thay đổi, cần kiểm tra lại cấu hình túi thay vì mặc định mẫu cũ vẫn phù hợp.
Tham khảo thêm: Cách Đo Hộp Quà Tết Đúng Để Đặt Túi Đựng Vừa Vặn
-
Chốt số lượng và cách phân bổ
Agency không nên chỉ gửi một con số tổng nếu dự án có nhiều điểm giao hoặc nhiều cấu hình quà.
Có thể lập bảng:
Phiên bản → Bộ quà → Số lượng → Điểm nhận → Ngày cần nhận.
Ví dụ, nếu cùng một chiến dịch nhưng khách hàng sử dụng các bộ quà khác nhau, cần kiểm tra liệu chúng có thực sự dùng chung một kích thước túi hay không.
Không nên tạo quá nhiều phiên bản chỉ để khác màu hoặc khác chi tiết nhỏ nếu không có yêu cầu thực tế.
-
Làm rõ vật liệu trước khi gửi yêu cầu
Hai nhóm vật liệu cần phân biệt rõ:
PP spunbond không dệt: nhẹ, thuận tiện thể hiện logo và có thể cân nhắc cho các chương trình triển khai số lượng lớn. Khoảng tham khảo thường gặp là 80–120 GSM, trong đó 90–100 GSM phù hợp với nhiều nhu cầu quà doanh nghiệp.
Canvas/vải bố: là vật liệu dệt, có bề mặt vải rõ và phù hợp để cân nhắc khi khách hàng quan tâm đến cảm nhận vật liệu hoặc khả năng tiếp tục sử dụng túi. Các mức 10 oz, 12 oz và 16 oz là những mức tham khảo.
Nếu khách hàng chưa chốt vật liệu, Agency nên gửi mục tiêu sử dụng thay vì tự chọn thay.
-
Cấu tạo túi phải được ghi thành thông tin cụ thể
Các mô tả như “túi đẹp”, “form cao cấp” hay “làm giống mẫu này” chưa đủ rõ để triển khai.
Brief nên xác định các yếu tố như:
Form túi → Hông/đáy → Quai → Màu túi → Vị trí logo.
Nếu có mẫu tham khảo, Agency có thể gửi hình ảnh nhưng vẫn nên ghi rõ những đặc điểm cần giữ lại.
Đặc biệt, không nên suy ra khả năng chịu tải chỉ từ GSM hoặc oz. Trọng lượng bộ quà, kích thước, cấu tạo, đường may và quai cần được xem cùng nhau.
-
Quản lý file logo và phiên bản thiết kế
Đây là bước quan trọng khi Agency đứng giữa khách hàng và đơn vị triển khai.
Nên xác định một phiên bản được phê duyệt gồm:
File logo → Phiên bản → Màu → Vị trí → Kích thước tương quan → Nội dung đi kèm → Mockup xác nhận.
Nếu khách hàng gửi nhiều logo hoặc nhiều phiên bản, cần đánh dấu rõ file cuối cùng.
Không nên đổi màu logo chỉ để “hợp Tết” nếu việc đó không phù hợp với guideline thương hiệu.
Xem thêm: Cách Chuẩn Bị File Logo In Túi Quà Tết Doanh Nghiệp
-
Tách nội dung “đang tham khảo” và “đã chốt”
Một brief có thể thay đổi trong quá trình trao đổi. Vấn đề phát sinh khi bên sản xuất không biết thông tin nào mới nhất.
Agency có thể chia dữ liệu thành ba trạng thái:
Đang đề xuất → Chờ khách hàng xác nhận → Đã chốt.
Khi có thay đổi, nên cập nhật vào một brief chính thay vì gửi nhiều phiên bản rời rạc qua các kênh khác nhau.
-
Chốt deadline từ ngày khách hàng cần nhận
Không nên chỉ gửi thông tin chung như “cần gấp” hoặc “giao trước Tết”.
Agency cần xác định ngày cần nhận hàng thực tế, sau đó làm ngược qua các bước:
Ngày cần nhận → Giao nhận → Sản xuất → Xác nhận → Thiết kế → Chốt cấu hình → Chuẩn bị brief.
Không có một mốc số ngày hoặc số tuần cố định phù hợp cho mọi đơn hàng.
Tham khảo: Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Đặt Túi Đựng Quà Tết?
-
Checklist Agency nên gửi khi yêu cầu báo giá
Một brief tương đối đầy đủ nên có:
- tên/mã dự án;
- số lượng và phân bổ;
- kích thước bộ quà;
- trọng lượng dự kiến;
- PP không dệt hoặc canvas;
- yêu cầu form, hông, đáy và quai;
- màu túi;
- file logo;
- màu, vị trí và yêu cầu in;
- điểm giao;
- ngày cần nhận;
- phiên bản đã được khách hàng xác nhận.
Nếu còn dữ liệu chưa chốt, nên đánh dấu rõ thay vì để bên tiếp nhận tự suy đoán.
Câu Hỏi Thường Gặp
Agency chưa có kích thước túi thì có thể hỏi báo giá không?
Nên cung cấp ít nhất kích thước bộ quà hoặc hộp quà để có cơ sở trao đổi cấu hình phù hợp.
Khách hàng chưa chọn canvas hay không dệt thì sao?
Hãy cung cấp bộ quà, số lượng, trọng lượng, mục tiêu hình ảnh và cách sử dụng để trao đổi phương án.
Có nên gửi nhiều phiên bản logo cùng lúc?
Nên xác định rõ phiên bản nào đang tham khảo và phiên bản nào đã được phê duyệt.
Nhiều điểm giao cần chuẩn bị gì?
Nên có bảng phân bổ số lượng theo từng điểm và ngày cần nhận tương ứng.
Agency cần gửi gì cho GREPACO?
Gửi số lượng + kích thước và trọng lượng bộ quà + vật liệu + cấu tạo + file logo + yêu cầu in + điểm giao + ngày cần nhận, đồng thời đánh dấu những nội dung đã được khách hàng chốt.
CÔNG TY TNHH GREPACO
Hotline: 0988 826 623 – 0977 319 029
Email: tuivaigrepaco@gmail.com
Website: www.GrepacoBags.com
